この夏、タスクを溜めこみ過ぎて詰みかけた。
基本今までは気合･根性･休日返上で対応できていたため、自分のキャパを超えるという感覚が理解できていなかったのだが･･｡
今夏の繁忙期、ついに自分の限界を知ることになり、今は色々と省みている段階である。
というわけで、僕はいよいよ、ずっと避け続けていた課題に立ち向かう覚悟を決めた。
それは抽象的に言えば『マネジメント』。具体的に言えば、『誰かに頼みごとをする』というものである。
人に仕事を依頼する技術を付けておかないと、僕はその内パンクして終わる。会社にも損だし、自分の全てに悪影響が出てしまう。
というワケで今日は、今のところ上手くいった依頼の仕方や心構えを、取り急ぎ列挙してみる。
同様の悩みを抱える方にとって、何かの役に立てば幸いである。
まずは依頼を出してみることに尽きる。
当たり前だが、どんなに予習しても、最初の数回は失敗する。そこを恐れる気持ちは分かるが、逃げていては始まらない。
人当たりが良さそうな人。暇そうな人。そんな方々を選定し、まずは簡単な依頼を出してみること。これはとても大切だ。
大抵、自分のイメージとは違うものが出来上がって終わる。そうすると、色々と分かることがある。
説明に不足は無かったか？こちらにとっては前提だったが、相手にとっては不明な点は無かったか？
そういうフィードバックを繰り返すことで、段々とコツが分かってくる。これは日々出すたびに感じることだ。
注意点としては、『あいつ使えないなー』という自己中心的な思考でいる限り、永遠に依頼を出すのは上手くならないという点がある。
自分を責め続けるのも考え物だが、まずは依頼を出し、その結果を受け止めてみることから全てが始まるのでは、と思わずにはいられない。
完成像を示す。
意外と(?)自分の思い全てを言葉で伝えるのは難しい。頭の中に浮かぶ概念は、案外説明に難儀する。
ここをぬかると、自分のイメージと相手のイメージにズレが出来、結果依頼したことが想像と違うものになることが大半だ。
「まかせた」「いいよ適当で」「ざっくりで構わない」という指示は本当に困る。依頼を受ける側で考えると、本当にそうだ。
だが、いざ出す側になると、この目線は簡単に消え去る。本当に人間とは不思議なものだとつくづく思う。
ということで、僕は必ず完成像を示すよう心がけている。やはり、自分が求めるモノを見せるのが一番早くて確実だ。
モノがなければ、ざっくりとイラストに起こしてイメージを伝えるようにしている。
この手間を惜しむと、何倍にもめんどくさくなって返ってくる。急がば回れという感覚に近いだろうか。
依頼を出す際は、一を聞いて十を知ることを期待するべきではない。常々そう思う。
受ける目線で考える。
自分が人から仕事を頼まれた時、無ければ困る情報を考えてみよう。僕なら以下の通り。
①クオリティ
②期限
③優先度
④提出先
これは人や組織によって変わってくるだろうが、これらのポイントを外すと、依頼された側は困ると考えた方が良い。
クオリティについては、完成像を示すことで、ある程度は齟齬なく伝えることが可能。期限や優先度、提出先はメールか何かの段階で指示を添えておけば解決だ。
受ける目線になって考えて、欠けていたら困る情報は必ず織り込んでおこう。
評価ではなく感謝をしよう。
依頼した事項をこなしてもらった後、必ずせねばならないことは何か？
間違いなく感謝である。
よくよく考えると、依頼を受けてくれた人は、自分の時間や労力をそこに注いでくれたわけである。
まず感謝が浮かばないとおかしい。人によっては『言われたらやるのが当たり前』と言うかもしれないが、それはハッキリ言って傲慢だ。
最悪なのは、提出されたものへの評価だ。
感謝より先に、クオリティへのダメだしとか、そういうマイナスな査定を行うのは、よほど酷い物を提出されたとかじゃない限り避けるべきである。
評価より感謝を先立たせる理由は簡単な話。
基本、それが目的ではない場合もあるにせよ、依頼したことを完了し報告した後のレスポンスが薄いと、やった側としては面白くないためだ。
返しがそっけなかったり、ダメ出しをされたりすると、僕みたいな人間でも『二度とやるか』と思ってしまう。
だから、依頼完了後には特に気を配っている。出されたものを見て、素晴らしいところを探し、そこを言いつつ感謝するようにしている。
長時間、或いはしんどいタスクをお願いした時なんかは、よくコーヒーをご馳走したりもする。
カネで物事を解決している印象を持つ人もいるかもしれない。
だが、そのコーヒーを飲む時間内で色々と雑談を通じてフィードバックができるため、有益な時間だと僕は考えている。
―色々と書いたが、要約すればシンプルな話。『依頼をしてくれた人にはありがとう。』これだけである。
意義説明を行う。
これは僕もまだまだ途上なのだが、依頼事項の意義を説明することは大切だとつくづく思う。
僕みたいに深い趣旨を考えずに取り組むことが得意な人間ならまだしも、『この作業が何の役に立つの？』と疑問に感じられたら面白くない。
『つべこべ言わずにいいからやれよ！』と言うのは前時代の論理。できる限りは意義を伝えた方が良いと感じている。
例えば、代表例で言えば掃除だろうか。確かに職場が綺麗になればこっちは嬉しい話だが、整理整頓ベタな人には響かない話かもしれない。
僕が昔言われた例だと、「掃除をしながら、どこに何が置かれているかを把握してほしい」というのがしっくり来た。
なるほど、普段の仕事に集中していると、案外備品の位置なんかには意識が向かない。目から鱗であった。
こんな風に、別目線で依頼(大抵は雑事のハズ)を捉えるアシストをすることで、心理的な不快感は減らせると僕は考えている。
尚、どこまで頭を捻っても意義を見出せない時は、どうすれば良いか。
そういうのは、依頼以前にそもそもしなくても良かったり、自分がめんどくさい以外の理由も無く放り投げていたりすることが大半だ。
つまり、今一度、本当に必要な業務かどうかを考えてみるのが大切だと思う。
終わりに。
とりとめが無くなったので、目次を再掲する。
ネガティブ･生真面目･人見知りにおいて、頼み事なんてのは避けて通りたい道の代表格だ。
手間とか面倒とかと考えられたらどうしようと思いがちだし、自分の責任を放棄しているような気分になって後ろめたいし。
しかし、ある程度の責任を持たされたり、抱えるタスクの総量が増えたりすると、やはり１人の力ではどうにもならなくなるものだ。
さすがに人を巻き込みムーヴメントを起こすレベルまで行く気はないが、ある程度のマネジメントが出来ないと、色々詰んでしまう。
繰り返しになるが、ここに書き散らしたことが、同じ悩みを持つ人の一助になれば幸いである。
