こないだ、仕事でクソ怒られることがあった。目先のタスクに完全に追われ、事前に言われていた資料を完全にすっぽかしたためだ。
一応その後深夜までリカバリーに努め、事なきは得たけれども･･･。色々と反省するべきだと痛感した。
同じ考え方の人は多いのではないだろうか。目先の仕事に集中しすぎるあまり、長期的な視点が無いと指摘される、みたいな。
僕はいつもギリギリに物事に取り掛かるきらいがあり、時たまそれが期限を超過することさえある、人としてよろしくない状態である。
そろそろ身の振り方を変える時期だなと悟った。馬車馬のごとく下っ端根性丸出しで働いても、結果が出なくなってきたというのがその理由。
年齢も年齢だし、ずっと避けて通ってきた『計画性』とか『マネジメント』とかに本気で立ち向かおうと誓った。
で、新しいやり方を取り入れて、今日でざっくり2週間ほど。
実をいうと、成果は上々だ。長期的な視点を持てているとか、行動が計画的になったとか、嬉しいフィードバックを頂けることもチラホラ。
そして、実際やったことは至極簡単なものである。僕にできたのだから、みんなにもできる。
だから今日は、同じような症状に悩むネガティブ同志に役立てば良いと願い、ここにその手法をまとめていく。
隙間時間をどう利用するのか。
目先の仕事に集中しすぎると、先のことが見えない。実はこれ、当たり前だ。
何故かというと、先と言うのは意識しないと注意を絶対向けないから、である。
巷のビジネス書には、行き当たりばったりのアドリブを推奨するものもあるが･･･｡正直それはセンスのある人が勝手にやればいいと思う。
まず僕が取り組んだのは、『先のことを考える時間を作る』というもの。
具体的には、毎日20分程度(或いはどこか1日で1時間程度)、じっくりとタスクを整理する時間をスケジュールとして設ける、というもの。
この時間で考えることはざっくり2種類ある。以下、それぞれの詳細。
①わかる範囲でスケジュールを書き込む。
例えば去年のカレンダーなどを参考にして、手帳に分かる範囲でスケジュールを書き込むのだ。
『会議は隔週だから、翌月はこことここであるのか』『なるほど、去年はこのぐらいのタイミングでこの資料を作っているのか』
等々。こうやって先の予定を把握しておくと、安心感が違う。事前準備をするためには、やはりまず期日を知るのが大切だと強く思わされる。
そうしてざっくりとした予定を書き込んだら、次のステップへ行く。
②そのスケジュールから逆算する。
今、僕の手帳の5月1日の枠には、『友達とキャンプ』と書いてある。これを例に取ろう。
今年の大型連休、直前に場所の予約を取るのは無理だろう。大事をとって2週間前には取る必要がありそうだ。
予約をするためには、誰が来るのかを確定させないと無理な話。そして各々の仕事のシフトは月初めに出るはず。
つまり最初にやるべきなのは、4月初旬にシフトを聞き取り、人数を確定させることだと分かる。
―という風に、上記の書き込みで判明した予定から、細かいタスクを逆算していくのだ。
ただ、ひとつだけ注意点をば。
『この日にこの資料を提出するためには、2週間程度前から取り組もう･･』という書き方だと、少し不十分だ。
やはり『行動レベル』にまで落とし込まないと、なかなか取り掛かれないものである。
だから、『2週間程度前から取り組もう。とりあえずこの日は、過去の資料を探し、文面を直すまではやろう』みたいに書く方が吉。
余談が、僕は手帳を2冊持っている。一つはカレンダー型のそれで、もう一つはメモ用紙に近い。
カレンダー型には、期日が分かることだけを書いている。
メモ用紙の方には、カレンダーに書くまでもないルーティンワークなどをメインに書いている。
カレンダーに書いたスケジュールを、1日の行動レベルにまで落とし込んだら、僕はメモ用紙にそれを書き、失念を防いでいる。
七面倒な作業と思うかもしれないが、実際そうである。ただ、3日もすれば慣れてくるものだ。
実際これを取り入れてから、僕の仕事の抜けはかなり減った。期日が分かっている分、行動も早くなり、気分が良い。
やはり隙間時間は大切だと強く思わされる。正直、もっと早くやっとけば良かったなと少々後悔中だ。
―さて。
実はもう1つ、隙間時間の使い方で提唱したいことがある。それは、『自分会議』である。言葉にすると意味不明だ。
次はそれの説明を述べていく。
『自分会議』とは？
じっくり時間を取って、真剣に自分と向き合って考えた方が良いテーマは、時々出てくるものだ。
今の仕事で良いのか？俺は何を成し遂げたいのだ？この人と結婚して良いのか？もう少し上手に家計をやりくりするにはどうすればいいのだ？
などなど。こういったテーマは、数分悩んで答えが出るわけない。
僕はこういう重めの考え事が浮かんだときは、なるべくすぐExcelに打ち込むようにしている。(ちなみにタイトルは『自分会議議題』)
そして空き時間が取れたとき(或いは休日)に、ひたすら自分で考えを詰めるのだ。
自分の考え事にひたすら『何故？どうして？』と問いかけていく。こうすることで、次第に抽象的な悩みに輪郭ができてくる。
それがさらに具体的になり、行動まで落とし込めれば、僕はメモ用紙の方に書いて、さっさと実行するようにしている。
アイデアというのは案外閃くが、それが形になるか、本当に価値があるかは別問題。
自分ひとりで考えて、詰めて、改良して、或いは捨てて。こういったことは、しっかり己と向き合いつつ、時間が取れる時にするべきである。
一度やってみると、結構疲れる。だがそれに比例して、充実感もある。
日々の仕事にあくせくして、目先のことに手いっぱいなのであれば、やはり一旦立ち止まって考えるのは大切なのだと思う次第である。
終わりに。
足掛け2500字程度、ここに書いたことがきっかけで、『隙間時間は悪！』という黒い思考が少しでも晴れていれば嬉しい。
正直、目の前のことを言われたままにこなせばいい！という人間は、遠くない将来ロボに仕事を奪われるだろう。
僕は早くロボが普及する時代がくればいいと思っている。つまらない仕事を全部やってくれるなんてありがたい話ではないか。
そういう世の中で淘汰されないためにも、しっかりと思考する時間を取ることは大切だ。
そして隙間時間は、意識と工夫で作れるものである。
朝30分程度早く起きるのでもいい。逆に寝るのを30分遅らせるのでもいい。
仕事がブラックすぎてそんな暇がないのなら、辞めればいい。極論、作れない理由はないと思うのだが。
昔は『隙間時間なんて作れるわけないだろバカ』と思っていた僕でも、こうして確保できているのだ。
きっと皆さんなら、僕より器用にラクにできる。
とまぁ、最後はなんかメッセージ色が強くなってしまったが･･･｡
試しにさっそく、20分程度時間を取ってみよう。ここに書いたことをやってみてほしい。
きっと、違った目線で先のことが考えられるから。自分の時間を取り戻す一助にもなるから。
ということで今日はここまでとする。
